Acta de la junta general de una sociedad

Tienes que hacer constar todo lo ocurrido durante la celebración de la junta, todas las discusiones y acuerdos tienen que redactarse en un acta que se incorporará al libro de actas, que todas las sociedades tienen que tener.

Cuando se termine la reunión, el acta tiene que estar redactada, aunque puedes redactarla con más tranquilidad después. El acta la puedes transcribir o escribir directamente en el libro de actas de la sociedad.  

El acta tiene que ser aprobada y firmada por el secretario de la junta con el visto bueno (supervisión) del presidente, para que sea válida y obligatoria, y para que pueda incorporarse a otros documentos notariales o inscribirse en el Registro Mercantil.

El encargado de redactar el acta es la persona que hace de secretario de la junta, que normalmente será la persona que aparezca en los estatutos. Si en tus estatutos sociales no se regula nada, y la sociedad está administrada por un consejo de administración el secretario de la junta será el mismo que el del consejo.

Pero si en tu sociedad no hay consejo de administración, el secretario y el presidente tendrán que ser nombrados antes de iniciarse la celebración de la junta entre todos los socios que hayan asistido.

Piensa que el acta tiene que recoger fielmente la realidad de todo lo ocurrido en la reunión, las discusiones, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados, y es importante que esté bien redactada.

Y sobre todo, es importante su correcta redacción, cuando el acta la tengas que llevar al Notario. Necesitarás llevar el acta al Notario para firmar un documento público (escritura del Notario) para aquellos acuerdos que obligatoriamente se tengan que inscribir en el Registro Mercantil de la provincia (como por ejemplo, la aprobación de cuentas anuales, el acuerdo de modificación de estatutos, el nombramiento de nuevos administradores, etc.).

Si el registrador mercantil comprueba que el acta no está realizada correctamente, no la inscribirá en el Registro.  

La aprobación del acta significa que todos tienen que estar conforme o de acuerdo con lo que ha redactado el secretario. Por eso es necesaria, ya que mediante la aprobación del acta se asegura la veracidad de todo lo que ha ocurrido en la junta.

La aprobación del acta se puede realizar, de dos formas, y tienen que ser los socios en la junta los que decidan quién y cómo se aprueba el acta:  

• por la propia junta al final de la reunión o

• por el presidente y dos interventores

Si la aprobación se va a hacer por la junta al final de la celebración, se puede suspender momentáneamente la reunión para que el secretario pueda redactar el acta con todas las notas que haya estado tomando durante la junta.

Si el acta no se aprueba al final de la reunión, en un plazo 15 días, puede ser aprobada por el presidente y dos interventores, uno en representación de la mayoría y otro de la minoría, que serán elegidos entre y por los socios que hayan asistido a la reunión.

El acta la tiene que firmar el secretario con el visto bueno del presidente de la junta, y si el acta no ha sido aprobada por la junta, también la firmarán los interventores. No es necesario que firmen el acta los socios asistentes a la reunión.