CREA GRATIS Regulación del uso de Internet y de las herramientas informáticas

Utiliza este documento y deja claro a tus empleados en qué condiciones pueden utilizar las herramientas informáticas de la empresa (ordenador, móvil, etc.), evitarás el absentismo presencial y mejorará la productividad de tu empresa.

Utiliza este modelo cuando quieras limitar el uso personal de los medios informáticos de tu empresa, e implantar controles para vigilar el buen uso de éstos.

Este modelo de Regulación contiene:

• nombre de la empresa

• herramientas informáticas a las que se les aplica el control

• reglas generales de uso de los medios informáticos

• limitaciones al uso personal

• tipos de controles que la empresa puede ejercer

• posibles sanciones por incumplimiento

Si regulas las condiciones de uso de los medios informáticos, los empleados tendrán claro cuando pueden utilizar estos medios para fines personales y cuando no, lo que evitará la falta de productividad (estarán concentrados en el trabajo).

Además, te permitirá establecer ciertas medidas de vigilancia y poder sancionar a los empleados que incumplan dichas condiciones.

Generalmente, las empresas establecen una prohibición parcial del uso de las herramientas informáticas para fines personales, permitiendo un uso moderado y justificado (p.e. por razones familiares). En esos casos, los empleados deben nombrar los archivos y correos personales como “privados” o “personales”, y deberán borrarlos en un tiempo prudencial.

En otras empresas, se establece una prohibición total, lo que puede resultar menos recomendable, ya que según recientes Sentencias del Tribunal Europeo de Derechos Humanos, las empresas no deberían limitar a cero el uso privado o familiar de dichos medios.

Tal y como se establece en la nueva LOPD, como empresario puedes establecer medidas de vigilancia y control para verificar que los trabajadores cumplen con sus obligaciones laborales. Por esta razón, es posible para el empleador controlar el uso de las herramientas tecnológicas facilitadas por la empresa a los trabajadores.

Estas medidas de vigilancia y control deben realizarse respetando el derecho fundamental a la intimidad de los trabajadores. Una forma de ser respetuoso con esta intimidad, es dejando claro en qué condiciones pueden usarse las herramientas y qué tipo de controles van a realizarse: si el empleado tenía conocimiento de los controles y medidas aplicables en la empresa, al realizar el control no puede entenderse que se vulnere su intimidad (no existe expectativa de privacidad).

Podrás hacer controles individualizados en caso de que tengas sospechas de que el empleado está haciendo un uso indebido de las herramientas informáticas (p.e. porque otro de tus empleados te lo ha contado), y siempre tomando medidas para preservar el derecho a la intimidad del empleado. Como empresario, debes recordad que se trata de un derecho fundamental muy protegido por los tribunales.

Si lo estableces por escrito, tienes la posibilidad de hacer controles de manera aleatoria, sin necesidad de que exista un motivo específico para ello. Sin embargo, lo más recomendable es realizar los controles cuándo exista una justificación para ello y cúando sea la única opción que tienes para poder verificar el uso indebido.

Para poder sancionar a los empleados por utilizar las herramientas informáticas con fines privados, estos deben tener claro cuales son las condiciones de uso y cuales son los controles que la empresa podrá realizar (generales o individuales).

Si un trabajador, pese a la prohibición expresa, utiliza los medios tecnológicos con fines privados, podrá ser sancionado e incluso despedido por una transgresión de la buena fe contractual.

No obstante, los empresarios deben actuar siempre de manera proporcionada. Si por ejemplo detectan un uso privado muy puntual, lo más recomendable sería una simple amonestación.

El empleado debe estar debidamente informado de las condiciones de uso de las herramientas informáticas que existen en la empresa. Para ello, te aconsejamos lo siguiente:

• entrega una copia a los representantes de los trabajadores

• entrega una copia a cada empleado y haz que la firme

• publícala en la intranet de la empresa o en carpetas compartidas

Pregunta a un abogado:

• cuándo quieras saber si en un caso concreto puedes realizar o no un control individualizado de los medios informáticos de un empleado.
• si tienes dudas sobre si estás respetando la intimidad del empleado en la forma de hacer el control
• si no sabes qué sanción imporner al empleado que ha incumplido la regulación

También puedes consultar nuestra Guía Rápida Control del uso de Internet.